Qu’est-ce que la certification RGPD ?
La certification RGPD est un mécanisme volontaire qui permet à une entreprise ou une organisation de démontrer sa conformité avec le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD). Les données classées comme étant à caractère personnel doivent être protégées selon les règlements en vigueur. Elle est encadrée par des autorités comme la CNIL et validée par des organismes de certification agréés. Parmi les certifications disponibles, Europrivacy, approuvée par le Comité Européen de Protection des Données (CEPD) en octobre 2022, se distingue comme l’une des plus complètes, car elle évalue la conformité des traitements de données à caractère personnel au RGPD.
Pourquoi est-ce important ?
La certification RGPD permet aux entreprises de renforcer leur crédibilité et leur transparence vis-à-vis des clients, partenaires et régulateurs. Elle offre plusieurs avantages :
• Différenciation concurrentielle : Une entreprise certifiée se positionne comme un acteur sérieux et engagé en matière de protection des données.
• Gestion proactive des risques : La certification aide à prévenir les risques liés à la non-conformité, notamment les sanctions financières et les atteintes à la réputation.
• Avantage commercial : Elle améliore la confiance des parties prenantes, un atout clé dans un marché où les consommateurs sont de plus en plus exigeants en matière de respect de la vie privée.
Qui peut demander une certification ? Les parties prenantes
Toute entité traitant des données personnelles peut demander une certification RGPD, y compris :
• Les responsables du traitement des données.
• Les sous-traitants, tels que les éditeurs de logiciels ou les prestataires cloud.
• Des traitements spécifiques, par exemple une application mobile, ou encore des compétences individuelles comme celles des délégués à la protection des données (data protection officer ou DPO).
Le processus de certification et de conformité
- Identification de l’organisme certificateur : Celui-ci doit être agréé par une autorité nationale, comme la CNIL, ou par le CEPD pour les certifications européennes comme Europrivacy. La transition des labels vers une certification plus moderne est essentielle pour répondre aux nouvelles exigences du RGPD.
- Audit de conformité : L’entreprise est soumise à une évaluation rigoureuse, incluant des analyses documentaires et des inspections sur site. Les certificats sont délivrés pour rassurer les clients sur les pratiques de gestion des données personnelles.
- Obtention et maintien : La certification est généralement valide pour trois ans. Durant cette période, des contrôles réguliers sont effectués pour vérifier la conformité continue.
État des lieux actuel
Bien que le cadre soit en place, les certifications RGPD restent peu répandues en raison de la complexité du processus et du nombre limité d’organismes agréés. Cependant, leur adoption est en croissance, notamment dans des secteurs sensibles comme la santé, où la gestion des données personnelles est cruciale, et où la certification peut également être délivrée aux sous-traitants.
Le projet de certification de la CNIL pour les sous-traitants
Depuis quelque temps, la CNIL élabore un projet de certification RGPD dédiée aux sous-traitants, avec pour objectif de simplifier les relations entre ces derniers et leurs clients responsables de traitement. Ce projet, actuellement en phase de consultation publique, définit un référentiel d’évaluation strict, conçu pour garantir la conformité au RGPD et renforcer la protection des données personnelles.
Les points de contrôle du référentiel d’évaluation
Le référentiel proposé par la CNIL repose sur des critères précis. Ces points de contrôle visent à encadrer les activités des sous-traitants tout en assurant un haut niveau de protection des données personnelles. Voici les principales exigences incluses dans ce référentiel :
1. Le cadre contractuel : garantir que les contrats conclus avec les responsables de traitement précisent clairement les obligations respectives, en conformité avec les articles 28 et suivants du RGPD.
2. L’organisation interne : formaliser des procédures spécifiques pour encadrer la collecte, le traitement, et la suppression des données personnelles.
3. Les mesures techniques et organisationnelles :
- Adopter des dispositifs comme le chiffrement, la pseudonymisation ou la gestion des accès restreints.
- Évaluer régulièrement les risques et mettre en place des solutions adaptées pour minimiser les violations potentielles.
4. La gestion des incidents : disposer d’un processus clair pour notifier les violations de données dans les délais réglementaires.
5. La sous-traitance ultérieure : encadrer strictement les relations avec les sous-traitants ultérieurs pour garantir leur conformité.
6. La formation et la sensibilisation : s’assurer que les collaborateurs connaissent les exigences du RGPD grâce à des formations adaptées et continues.
7. Le respect des droits des personnes concernées : mettre en place des mécanismes efficaces pour répondre aux demandes, comme l’accès, la rectification ou l’effacement des données.
8. La documentation : conserver des preuves détaillées des mesures prises pour démontrer la conformité.
Vous pouvez retrouver le détail complet des critères sur le site de la CNIL dans leur référentiel officiel.
Pourquoi cette certification RGPD est importante ?
Ce projet de certification représente un atout stratégique pour les sous-traitants. En obtenant cette reconnaissance officielle, ils pourront :
1. Renforcer leur crédibilité auprès des responsables de traitement.
2. Simplifier les audits clients en prouvant leur conformité par un certificat reconnu.
3. Attirer de nouveaux clients en démontrant leur engagement en matière de protection des données.
Se préparer à la certification RGPD
Pour se préparer à ce processus, les sous-traitants peuvent dès maintenant :
• Réaliser un audit interne aligné sur les critères du référentiel.
• Formaliser des procédures de gestion des données conformes aux exigences du RGPD.
• Mettre en place un programme de sensibilisation et de formation pour les collaborateurs.
• Utiliser des outils comme un registre des traitements pour maintenir une vue d’ensemble sur la gestion des données.
La solution RGPD Leto est là pour vous accompagner dans cette préparation.
Les limites et enjeux autour de la certification
Si la certification RGPD pour les sous-traitants constitue une avancée prometteuse, elle soulève également des interrogations sur ses implications concrètes. Par exemple, se pose la question de son effet sur la responsabilité des parties. Le choix d’un sous-traitant certifié pourrait-il être suffisant pour éviter une sanction de la part de la formation restreinte de la CNIL, ou bien les responsables de traitement devront-ils continuer à effectuer des audits réguliers et inclure des clauses spécifiques dans les contrats ?
Cette certification pourrait également transformer les relations entre sous-traitants et responsables de traitement. Les sous-traitants certifiés, ayant consenti des efforts significatifs pour répondre aux exigences du référentiel, accepteront-ils de bonne grâce des vérifications complémentaires de la part d’un DPO qui souhaiterait aller au-delà des garanties apportées par la certification ? En parallèle, des interrogations demeurent sur la gestion des incidents. Par exemple, qu’adviendra-t-il si un sous-traitant certifié subit une violation de données ? L’information sera-t-elle rendue publique et, dans ce cas, la certification pourra-t-elle être suspendue ou retirée, impactant ainsi la réputation de l’entité concernée ?
Enfin, dans le cadre des marchés publics, la certification pourrait s’imposer comme un critère essentiel. Elle pourrait permettre de simplifier les appels d’offres, mais elle pourrait également susciter des débats quant à son utilisation pour exclure des candidats non certifiés. Ainsi, si cette certification offre des garanties importantes, elle ne dispense pas d’une réflexion plus large sur les mécanismes de contrôle et de responsabilité à mettre en œuvre pour préserver une conformité rigoureuse.
Conclusion
La certification RGPD est un investissement stratégique pour les entreprises soucieuses de leur conformité et de leur image de marque. Elle permet non seulement de rassurer les clients, mais aussi de structurer la gouvernance des données. À terme, ces mécanismes pourraient devenir des standards incontournables dans le paysage numérique européen.
