RGPD : comment prouver sa conformité ?
Comment prouver sa conformité au RGPD : gestion des preuves et certification en entreprise
La conformité au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) est devenue un enjeu central pour de nombreuses entreprises, tant pour leur activité interne que dans leurs relations avec des partenaires externes. Toutefois, démontrer cette conformité reste un défi. Dans ce webinaire, Édouard, cofondateur de Leto, et Garance, consultante privacy, ont exploré les différents moyens de prouver cette conformité, les documents clés à fournir et l’avenir des certifications RGPD.
Pourquoi et comment prouver sa conformité au RGPD ?
Les entreprises doivent prouver qu'elles sont conformes au RGPD pour diverses raisons : respect des obligations légales, demande d’un partenaire ou d’un client, ou encore contrôle de la CNIL. Toutefois, la manière dont cette preuve est demandée varie en fonction des interlocuteurs. Certains se contentent de documents généraux, tandis que d'autres, comme les grandes entreprises, peuvent envoyer des questionnaires de conformité ou de sécurité très détaillés.
Organiser efficacement la réponse aux demandes de conformité
La première étape pour répondre efficacement à ces demandes est d’identifier les bons interlocuteurs dans l’entreprise. Cela peut être un DPO (Délégué à la Protection des Données), mais dans certaines structures, cette responsabilité est partagée avec d'autres équipes. Il est essentiel d'avoir une approche transverse et de constituer une base de connaissances consolidée avec toutes les réponses précédemment données aux questionnaires reçus. Cela permet de gagner du temps et de réduire le cycle de vente tout en rassurant les partenaires.
Les documents essentiels à avoir en main
Trois documents sont indispensables pour prouver la conformité au RGPD :
1. Le registre des traitements de données personnelles: Ce document doit détailler comment les données sont collectées, traitées et protégées au sein de l’entreprise. Toutefois, il n’est pas toujours nécessaire de transmettre l’intégralité du registre. Il est conseillé de fournir uniquement la partie pertinente liée à l’activité concernée par la demande.
2. Le contrat de sous-traitance (ou Data Processing Agreement - DPA) : Ce document, obligatoire selon l’article 28 du RGPD, encadre les relations entre le responsable de traitement et le sous-traitant en matière de protection des données personnelles.
3. L'analyse d'impact relative à la protection des données (AIPD) : Ce document est obligatoire dans certains cas où il existe un risque élevé pour la vie privée des personnes. Il permet d’évaluer les risques et de démontrer que des mesures de sécurité adéquates ont été mises en place.
Anticiper avec une approche proactive
Il est essentiel de préparer ces documents en amont, avant que la demande ne survienne. Par exemple, l'analyse d'impact peut être complexe à réaliser. C’est pourquoi il est préférable de la rédiger dès que possible, surtout si l’entreprise est soumise à des risques élevés en matière de protection des données.
La certification RGPD : un avenir en développement
Actuellement, il n’existe pas encore de certification officielle du RGPD, bien que de nombreuses entreprises aimeraient pouvoir obtenir un « tampon » prouvant leur conformité, à l’image des certifications ISO. Plusieurs initiatives sont en cours, notamment Europrivacy, une organisation qui travaille sur un référentiel de critères de conformité. La certification serait réalisée sur un traitement spécifique et pourrait être un atout pour les entreprises souhaitant prouver leur conformité dans un cadre contractuel ou commercial.
Conclusion
La preuve de conformité au RGPD passe par une bonne organisation interne et la préparation de documents essentiels. Bien que la certification RGPD ne soit pas encore disponible, l’avenir semble prometteur avec l’arrivée prochaine de référentiels officiels. En attendant, une gestion proactive des preuves et une collaboration transverse au sein des entreprises sont des leviers indispensables pour répondre efficacement aux demandes de conformité.
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Questions fréquemment posées
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