Le Shadow IT et les enjeux RGPD - Corma x Leto

Les entreprises utilisent de plus en plus de logiciels, certains approuvés par l'équipe informatique, mais d'autres non. En 2023, 41% des employés ont utilisé des technologies sans supervision de l'équipe informatique. 65% de toutes les applications SaaS ne sont pas sanctionnées, ce qui signifie qu'elles sont utilisées sans la connaissance ou l'approbation du service informatique, autrement nommé shadow IT. La prolifération de la Shadow IT est indéniable. L’utilisation par les employés de Saas non connus de l’entreprise est de plus en plus courant. Ce phénomène, alimenté par l'accessibilité et la commodité des services basés sur le cloud, représente un défi important pour les organisations qui cherchent à maintenir le contrôle sur leur stack. Avec les outils SaaS, il n'a jamais été aussi facile d'utiliser de nouvelles applications logicielles - et les employés adorent le faire. C'est rapide, pratique et difficile à repérer par les équipes informatiques.

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Pourquoi le SaaS facilite-t-il la Shadow IT ?

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Les plateformes SaaS sont très faciles d'accès et attirent par leur flexibilité, scalabilité et leur facilité de déploiement. Contrairement aux logiciels traditionnels qui nécessitent des investissements initiaux importants et un support informatique, les applications SaaS peuvent souvent être déployées presque instantanément. Cela permet à n'importe quel employé de tester rapidement une solution et, si nécessaire, d'éviter les processus bureaucratiques pour utiliser rapidement un nouvel outil pour leurs flux de travail. De plus, le vaste catalogue d'offres SaaS répond à des besoins commerciaux divers, offrant aux employés un large choix pour répondre à leurs besoins. Cependant, cela se fait au détriment de la supervision et du contrôle centralisés.

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En d’autres mots, le SaaS est le moteur de la prolifération de la Shadow IT. Avec un modèle d'abonnement simple et des barrières d'implémentation minimales, les plateformes SaaS facilitent grandement l'adoption de nouveaux outils par des individus et des équipes, souvent sans la connaissance ou le consentement des départements informatiques. L'utilisation de la Shadow IT a augmenté de 59 % avec le travail à distance. Cette tendance est très probablement amenée à continuer avec l'arrivée de nouveaux outils d'IA dans les entreprises.

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Défis de conformité GDPR

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Les outils non approuvés présentent des risques importants, car les entreprises ont du mal à discerner les flux de données à l'intérieur et à l'extérieur de ces applications. Le manque de visibilité et de surveillance crée un terrain propice aux violations de données potentielles, exposant des informations sensibles à un accès ou à une manipulation non autorisés. Ce n’est pas nécessairement réalisé de manière malintentionnée. Les employés aiment souvent tester rapidement de nouveaux outils sans déranger la direction, l'équipe informatique ou de conformité. Cependant, cela ouvre la porte à des violations potentielles qui peuvent survenir sans préavis.

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La Shadow IT représente une menace significative pour la conformité GDPR pour plusieurs raisons, notamment :

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- Manque de contrôle et de visibilité des données : La Shadow IT signifie que l'organisation peut ne pas avoir une visibilité complète sur l'endroit où ses données sont stockées, traitées ou transmises. Sans cette visibilité, il est difficile de garantir que les données sont traitées conformément aux exigences du RGPD, telles que la minimisation des données, la limitation des finalités et la garantie de mesures de sécurité appropriées.

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- Risques de sécurité des données : Les applications et les services utilisés sans l'approbation du service informatique peuvent ne pas répondre aux normes de sécurité de l'organisation. Cela augmente le risque de violations de données, ce qui violerait l'exigence du RGPD de mettre en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir un niveau de sécurité adapté au risque.

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- Mesures de protection des données inadéquates : La Shadow IT peut impliquer l'utilisation de plates-formes et d'outils qui ne fournissent pas de mesures de protection adéquates des données, telles que le chiffrement, le contrôle d'accès et la sauvegarde des données, qui sont essentielles pour la conformité au RGPD.

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- Conformité aux droits des personnes concernées : Le RGPD accorde aux individus plusieurs droits concernant leurs données personnelles, tels que le droit d'accès, de rectification, d'effacement ou de limitation du traitement de leurs données. La Shadow IT complique la capacité de l'organisation à exercer ces droits si les données sont dispersées dans des applications et services non autorisés.

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- Risques de transfert de données : La Shadow IT peut entraîner des transferts de données non autorisés, y compris des transferts internationaux, sans garanties adéquates comme l'exige le RGPD. Cela pose un risque de non-conformité, en particulier si des données personnelles sont transférées vers des juridictions considérées comme ne fournissant pas un niveau adéquat de protection des données.

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- Manque de documentation et de responsabilité : Le RGOD exige que les organisations tiennent des registres des activités de traitement et démontrent leur conformité avec ses principes. La Shadow IT rend difficile la documentation exhaustive des activités de traitement des données, compromettant le principe de responsabilité.

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- Risque de non-conformité aux accords de traitement des données : Lorsque les départements utilisent des solutions informatiques non approuvées, il existe un risque que ces services tiers n'aient pas conclu d'accords de traitement des données (DPA) avec l'organisation, une exigence du GDPR lors du traitement de données personnelles pour le compte d'une autre entité.

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Conclusion: Éclairer la zone d'ombre

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Face à l'escalade des risques liés à la Shadow IT, les organisations doivent donner la priorité à des mesures proactives pour protéger leurs données et garantir la conformité au RGPD. En renforçant la visibilité, en mettant en place des mesures de sécurité robustes et en favorisant une culture de conformité, les entreprises peuvent atténuer efficacement les dangers posés par l'utilisation d'applications non autorisée. De plus, favoriser la collaboration entre les départements informatiques et les unités commerciales est essentiel pour identifier, évaluer et gérer les risques liés à la Shadow IT tout en maintenant l'efficacité opérationnelle et le respect des réglementations. À l'ère du RGPD et de l'innovation technologique, la vigilance et l'adaptation sont primordiales pour naviguer dans les eaux troubles de la Shadow IT et protéger les données sensibles contre les violations potentielles.

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Le non-respect des réglementations du GDPR peut avoir des conséquences graves. Les organisations responsables de violations de données, qui proviennent souvent de la Shadow IT, peuvent encourir des amendes substantielles et des dommages irréparables à leur réputation. Les enjeux sont plus élevés que jamais, soulignant l'impératif de prendre des mesures proactives pour atténuer les risques posés par l'utilisation non autorisée d'applications.

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